Gesprächsleitfaden erstellen

Neben der allgemeinen Vorbereitung des Gesprächs ist es hilfreich, dir ebenfalls zuvor Gedanken zum Gesprächsablauf zu machen und dir ein paar passende Notizen bereitzulegen. So behältst du während des Gesprächs einen kühlen Kopf und bist auf alle Eventualitäten vorbereitet. Der nachfolgende Gesprächsleitfaden hilft dir dabei, das Gespräch so zu führen, dass die (betroffene) Person deine Unterstützungsbereitschaft erkennt und unterstützt wird, offen über die Situation und Ursachen sprechen zu können.

Begrüße die Person zu Beginn eures Termins freundlich mit Namen und biete ihr einen Platz an. Informiere sie anschließend über den angesetzten Zeitrahmen und mache deutlich, worum es in diesem Gespräch geht und welche Ziel du hiermit verfolgst. Hierbei kann es helfen, wenn du das gemeinsame Interesse herausstellst. Beispielsweise kannst du sagen: „Wir möchten doch beide, dass wir wieder gut zusammenarbeiten können."

Nachdem die allgemeinen Rahmenbedingungen des Gesprächs geklärt sind, kannst du damit beginnen, das von dir bemerkte auffällige Verhalten sachlich und anhand von Beispielen zu beschreiben. Indem du hierbei immer bei deiner eigenen Wahrnehmung der Auffälligkeiten bleibst, verhinderst du Fehlinterpretationen und daraus resultierenden Widerstände. Beispielsweise kannst du sagen: „Ich kenne dich als zuverlässige:n und motivierte:n Mitarbeitende:n. Die beschriebenen Auffälligkeiten passen nicht zu dir. Ich kenne dich so nicht. Das irritiert mich und ich kann mir nicht erklären, was sich verändert hat."

Beziehe dich bei den genannten Auffälligkeiten außerdem unbedingt auf Fakten und spekuliere nicht, woran es liegen könnte. Frage die Person stattdessen, woran es liegt, dass sie nicht mehr so zuverlässig scheint wie bisher und gib ihr immer wieder die Gelegenheit, Stellung zu beziehen und sich zu äußern. Lasse außerdem Rückfragen zu, jedoch ohne dich in eine Diskussion verleiten oder vom Thema ablenken zu lassen. Die Gesprächsführung sollte stets bei dir liegen.

Im ersten Gespräch soll die (betroffene) Person die Gelegenheit erhalten, die Situation zu beschreiben und sich für ihre eigenen Verhaltensmuster zu sensibilisieren. Voreilige Lösungen deinerseits könnten hierbei unpassend sein oder wichtige Details unberücksichtigt lassen. Gib der Person daher die Möglichkeit, die Situation aus ihrer Perspektive zu beschrieben. Benenne dann, wenn passend, Unterstützungsformen wie z.B. konkrete interne oder externe Beratungsangebote und biete der Person an, sie mit einer zuständigen Anlaufstelle zu vernetzen. Weise dein Gegenüber jedoch auch darauf hin, dass er bzw. sie selbst darüber entscheidet, ob er bzw. sie diese Angebote annimmt oder nicht.

Betone zum Ende des Gesprächs hin (nochmal) deine konkreten Erwartungen an das künftige Arbeits- und Sozialverhalten des oder der Mitarbeitenden. Trefft hierbei gemeinsam feste Vereinbarungen über künftige Maßnahmen, die ab sofort umgesetzt werden sollen. Verdeutliche, falls notwendig, klare Konsequenzen, sollten keine Änderungen eintreten bzw. die Änderungen nicht im gewünschten Umfang umgesetzt werden. Legt dann zum Abschluss einen Folgetermin fest, zudem ihr euch noch einmal zusammensetzt und die gemachten Fortschritte evaluiert.

Nun bist du ausreichend auf das Gespräch gewappnet. Nimm dir ruhig jetzt einen Augenblick Zeit, um dir konkrete Notizen und Gedanken zu den einzelnen Abschnitten dieser Lektion zu machen, sollte bei dir bereits ein konkreter Fall vorliegen. In der nächsten Lektion werden noch einmal die wichtigsten Aspekte für die Umsetzung des Gesprächs zusammengefasst, damit es dir leichter fällt, dich entsprechend deiner Rolle zu verhalten.