Wie das Betriebliche Eingliederungsmanagement abläuft

Wie genau funktioniert eigentlich das Betriebliche Eingliederungsmanagement (kurz: BEM)? Welche Schritte sind im BEM-Verfahren wichtig, und wie kann die Effektivität des Prozesses sichergestellt werden? Welche Rolle spielt die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in im BEM? Und wie können die Bedürfnisse und Interessen der betroffenen Mitarbeitenden optimal berücksichtigt werden?

Dieser Beitrag klärt dich – unabhängig davon, ob du Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber bist – über den Ablauf der betrieblichen Eingliederung auf. Außerdem erhältst du wertvolle Tipps, mit denen das BEM-Verfahren reibungslos ablaufen kann.

Hinweis: Falls du dich zuerst darüber informieren möchtest, was BEM überhaupt ist oder wer zur Teilnahme berechtigt ist, dann wirf gerne einen Blick in den zugehörigen Beitrag und komme im Anschluss daran wieder hier her zurück.

Um ein erfolgreiches BEM-Verfahren in einem konkreten Fall durchzuführen, ist es ratsam, systematisch vorzugehen. Die Einleitung eines BEM-Verfahrens löst eine Abfolge von Schritten aus, die im Folgenden genauer erläutert und in dieser Grafik verdeutlicht werden.

1. Arbeitsunfähigkeitszeiten feststellen

Sobald eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter erkrankt, muss der Arbeitgeber prüfen, ob die Person innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen krankheitsbedingte Fehlzeiten hatte. Sollte dies der Fall sein, wird das BEM-Verfahren eingeleitet.

Hinweis: Die krankheitsbedingten Fehlzeiten umfassen auch Abwesenheitszeiten aufgrund von Rehabilitationsmaßnahmen und sind nicht auf das Kalenderjahr beschränkt.

2. Kontakt aufnehmen & Einstiegsgespräch führen

Sobald die Voraussetzung (Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen) für die Einleitung eines BEM-Verfahrens gegeben sind, muss der Arbeitgeber Kontakt zur betroffenen Person aufnehmen. Bei dieser ersten Kontaktaufnahme sollen erste Informationen über das BEM vermittelt werden (z.B. welche Ziele verfolgt werden und welche anderweitigen Akteure beteiligt sind).

Hinweis für Arbeitgebende: Nimm am besten schriftlich Kontakt zur betroffenen Person auf und versuche, eine Vertrauensbasis zu schaffen.

Das erste Gespräch findet in der Regel nur zwischen Mitarbeiter:in und dem bzw. der BEM-Beauftragten des Unternehmens statt. Nur auf den ausdrücklichen Wunsch der BEM-berechtigten Person nehmen hier bereits andere Personen wie die Mitarbeiter:innen-Vertretung teil. Im Gespräch wird die weitere Vorgehensweise abgestimmt und protokolliert. Das Protokoll erhalten nur der bzw. die Mitarbeiter:in und der bzw. die BEM-Beauftragte.

Hinweis: Sollte der bzw. die Beschäftigte nicht bereit sein, an der betrieblichen Eingliederung teilzunehmen, endet an dieser Stelle der BEM-Prozess. Andernfalls kann der Termin für das Informationsgespräch (siehe Schritt 3) vereinbart werden.

3. Informationsgespräch führen

In einem vertrauensvollen Gespräch zwischen Arbeitgeber und arbeitnehmender Person werden die Ursachen für die Fehlzeiten und die Auswirkungen festgestellt, um gegebenenfalls einen Zusammenhang mit den Arbeitsbedingungen zu erkennen (Situationsanalyse). Gemeinsam soll erörtert werden, …

wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden,
mit welchen Leistungen bzw. Hilfen einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und
wie die Rückkehr der betroffenen Person an den Arbeitsplatz sichergestellt werden kann.

Hinweis: Betroffene Personen können eine von ihnen ausgewählte Vertrauensperson zum gesamten BEM hinzuziehen. Eine solche Person kann ein:e Lebenspartner:in, jemand aus dem Freundes- und Bekanntenkreis oder eine juristische Person sein. Die Kosten, die für die Beiziehung einer Vertrauensperson entstehen, werden vom Arbeitgeber getragen.

4. Eingliederungsgespräch führen

Es kann passieren, dass sich nicht immer gleich im Informationsgespräch klären lässt, welche weiteren Schritte notwendig sind. Daher kann das Ergebnis des ersten Gesprächs die Einberufung einer zweiten Gesprächsrunde mit weiteren Personen sein. Hier kommen z.B. folgende Personen in Betracht:

Mitarbeiter:innen-Vertretung
Betriebsarzt oder -ärztin
die unmittelbare Führungskraft
Fachkraft für Arbeitssicherheit
Vertreter:in aus der Personalabteilung
Schwerbehindertenvertretung

Es können auch externe Stellen, z.B. Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Integrationsämter, Arbeitsagenturen oder auch andere weitere Personen einbezogen werden. Dies geschieht natürlich nur mit der Zustimmung der betroffenen Person.

Sobald alle für den Fall relevanten Daten durch den Arbeitgeber zusammengetragen sind, kann das Eingliederungsgespräch stattfinden. Gemeinsam werden – gegebenenfalls auch in weiteren Gesprächen – mögliche Lösungsansätze und Perspektiven entwickelt, wie beispielsweise:

Möglichkeiten der medizinischen Rehabilitation
Behinderungsgerechte Arbeitsplatzgestaltung
Verbesserung der technischen und/oder ergonomischen Ausstattung des Arbeitsplatzes (zusätzliche Hilfsmittel)
Verringerung der Arbeitsbelastungen (organisatorische Veränderungen, Teilzeit, technische Verbesserungen)
Arbeitsversuch
Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz
Schulung und Qualifikationsmaßnahmen

5. Maßnahmen durchführen

Alle am BEM-Verfahren beteiligten Personen sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle vereinbarten Maßnahmen zeitnah umgesetzt werden. Während der Umsetzung der Maßnahmen erhält der bzw. die Beschäftigte, falls erforderlich, begleitende Unterstützung. Dies ermöglicht es, rechtzeitig auf veränderte Rahmenbedingungen im Eingliederungsprozess zu reagieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen.

6. Maßnahmen überprüfen

Vor Abschluss eines BEM-Verfahrens muss überprüft werden, ob die ergriffenen Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse hinsichtlich der Arbeitsunfähigkeitszeiten der betroffenen Person erzielt haben und ob das BEM einen positiven Einfluss auf den Gesundheitszustand des bzw. der Beschäftigten und seine bzw. ihre Zufriedenheit hatte. Regelmäßige Befragungen der betroffenen Person können auch Hinweise darauf geben, ob weiterhin Schwierigkeiten am Arbeitsplatz bestehen. Auf diese Weise können mögliche gesundheitliche Einschränkungen frühzeitig erkannt und behoben werden.

Hinweis: Das BEM ist abgeschlossen, wenn die vorher definierten Ziele und Aufgaben erreicht wurden beziehungsweise einvernehmlich festgestellt wird, dass sich diese nicht erreichen lassen. Das Scheitern schließt ein erneutes BEM nicht aus, sofern die Voraussetzungen hierfür erneut erfüllt sind.

In diesem Beitrag hast du einen Überblick über den Ablauf des BEM-Verfahrens erhalten. Solltest du dich weitergehend über das Betriebliche Eingliederungsmanagement informieren wollen, wirf einen Blick in den zugehörigen Beitrag. Bei weiteren Fragen stehen dir die hier hinterlegten Ansprechpersonen – auf Wunsch auch anonym – jederzeit zur Verfügung.